Entrée en relation client : comparer identité, adresse et relevés bancaires

Définissez ce que chaque document doit étayer

Un client transmet une pièce d’identité, un justificatif d’adresse et un relevé bancaire. Les noms se ressemblent, les PDF s’ouvrent et le dossier paraît presque complet. Avant de le valider, il faut préciser la question : quelle affirmation chaque pièce étaye-t-elle, et quelles vérifications nécessitent encore l’émetteur ou une autre source fiable ?

Le parcours ci-dessous est une proposition pour les équipes chargées de l’entrée en relation client. Il ne constitue pas une liste universelle de documents à réclamer à chaque personne. Le service, le droit applicable et votre politique documentée déterminent ce que vous pouvez collecter et les preuves nécessaires. Ne demandez que les pièces pertinentes pour cette finalité.

Distinguez concordance, authenticité et identité du demandeur

Les Digital Identity Guidelines du NIST distinguent la validation des preuves, celle des attributs d’identité et la vérification du lien entre le demandeur et les preuves présentées. Cette distinction aide à décrire correctement la portée de l’examen : une concordance entre fichiers répond à une question plus limitée que la vérification d’une identité.

Par exemple, le même nom dans trois fichiers est une concordance. Cela ne démontre pas que trois organismes indépendants ont délivré des pièces authentiques. De même, une différence d’adresse reste à résoudre tant que son sens et sa chronologie n’ont pas été examinés. Consignez séparément accords, différences et informations inconnues.

NIST propose un cadre d’identité numérique ; il ne certifie ni cette liste de contrôle ni DeepfakePolicy. Les établissements financiers réglementés de l’UE doivent aussi considérer les lignes directrices de l’EBA sur l’entrée en relation à distance dans leur dispositif de conformité applicable. Un comparateur automatisé ne remplace pas ce dispositif.

Reliez chaque valeur extraite à sa source

Commencez par un inventaire : nom du fichier, rôle du document, pages disponibles, date d’émission visible et zones manquantes ou illisibles. Conservez la copie reçue séparément des recadrages, annotations ou conversions du réviseur. Si votre dossier enregistre une empreinte numérique, utilisez-la pour distinguer les versions ; elle identifie des octets, pas la véracité du contenu.

Pour chaque champ important, gardez la valeur telle qu’elle apparaît, le fichier et la page, ainsi que toute interprétation employée pour la comparaison. Conservez l’orthographe d’origine à côté d’une forme normalisée. Ne corrigez pas silencieusement un caractère incertain, ne devinez pas un numéro d’appartement et ne choisissez pas une convention de date pour faire correspondre les pièces.

Un champ qu’on ne peut pas lire reste illisible. Une page non fournie reste manquante. Ces situations appellent des demandes différentes d’un écart clair entre deux valeurs lisibles.

• Nom : comparez le nom complet disponible et tenez compte des variantes de nom ou de translittération étayées.
• Adresse : examinez séparément rue, numéro, logement, code postal et pays lorsqu’ils sont disponibles.
• Dates : distinguez émission, période du relevé, expiration et date de dépôt.
• Compte : séparez le nom du titulaire, la référence du compte et le bénéficiaire d’un paiement.
• Périmètre : signalez pages manquantes, occultations et fichiers non pris en charge avant de conclure.

Examinez un dossier d’entrée en relation fictif

Cet exemple est fictif. Il s’agit d’un exercice éditorial, pas d’un dossier client ni du résultat d’une analyse réelle de DeepfakePolicy. Supposons que le réviseur reçoit un formulaire, une copie d’identité, un justificatif d’adresse et la première page d’un relevé bancaire. La référence du compte est omise ici, car elle n’est pas nécessaire à l’explication.

Le client déclare habiter au 24 Cedar Lane, appartement 2. Le justificatif reprend cette adresse ; le relevé indique 18 Cedar Lane. Une différence est constatée, mais les pièces ne permettent pas, à elles seules, de déterminer s’il s’agit d’un déménagement, d’un dossier bancaire non actualisé, d’une autre personne ou d’un fichier modifié.

• Relevés bancaires et dossiers de location : périmètre et vérifications

Prévoyez un examen équitable des différences explicables

Avant de qualifier une différence de suspecte, demandez-vous si les champs décrivent la même chose. Une adresse de correspondance bancaire peut différer de l’adresse déclarée aujourd’hui. Un nom abrégé peut omettre des éléments présents ailleurs. Une date locale peut être ambiguë. Ces explications ne doivent pas être acceptées automatiquement ; chacune conduit à une question ciblée.

Appliquez un processus cohérent de traitement des exceptions. Gardez le constat initial, l’explication du client, les pièces complémentaires et l’identité de la personne qui a accepté ou rejeté l’explication. Un autre réviseur doit comprendre la résolution sans reconstituer une conversation privée.

Évitez d’imposer une nouvelle soumission complète lorsqu’un seul point reste ouvert. Si la politique autorise une autre voie de justification, expliquez-la clairement. Un examen rigoureux peut rester proportionné et compréhensible.

Demandez précisément ce qui permettra de lever le doute

Une demande utile décrit l’observation et la suite attendue. Dans l’exemple : « Le justificatif d’adresse indique 24 Cedar Lane, tandis que le relevé indique 18 Cedar Lane. Merci de confirmer l’adresse actuelle et de fournir les preuves prévues par notre politique. Utilisez le dépôt sécurisé et transmettez uniquement les informations demandées. »

Le client peut ainsi répondre à une question concrète sans qu’un signal automatisé devienne une accusation. Si des pages manquent, indiquez lesquelles et pourquoi elles sont nécessaires. Si vous suspectez une modification du document, suivez la procédure de vérification ou d’escalade autorisée plutôt que de présenter une nouvelle capture d’écran comme une réponse définitive.

Lorsqu’un contrôle auprès de l’émetteur est nécessaire, utilisez un canal approuvé et établi indépendamment. Les coordonnées inscrites sur la pièce contestée font partie des éléments à examiner. Consignez ce que la vérification a effectivement confirmé et les limites restantes.

Utilisez l’examen documentaire et Cross-check pour des questions distinctes

Un examen documentaire porte sur le fichier fourni. Une comparaison porte sur les relations entre les fichiers et la description qui les accompagne. Séparez ces résultats : un ensemble cohérent peut nécessiter des contrôles d’authenticité, et un document authentique peut contenir une donnée ancienne.

Cross-check de DeepfakePolicy peut aider à rechercher concordances, différences et preuves insuffisantes dans les éléments transmis, avec des références aux sources. Lisez le fichier et la page cités avant d’agir. Le service ne contacte ni banque ni registre, ne prouve pas une identité, ne certifie pas la détection du vivant et ne décide pas de l’éligibilité d’un client.

Décrivez les champs à comparer et ne fournissez que les pièces nécessaires dans un parcours autorisé. Avant de transmettre des données d’identité ou financières, vérifiez formats pris en charge, conditions de traitement et règles de conservation. La décision finale d’entrée en relation reste dans votre propre processus contrôlé.

• Périmètre de l’examen des documents
• Exemples et limites de Cross-check
• Accord de traitement des données professionnelles

Gardez une décision traçable et limitez les copies inutiles

Conservez l’affirmation examinée, les pièces prises en compte, les questions ouvertes, les éventuelles validations par l’émetteur ou une source indépendante et la conclusion de la personne habilitée. Distinguez les résultats automatisés enregistrés des notes ultérieures. « Preuves insuffisantes » désigne une question à résoudre, ni une approbation ni un verdict de fraude.

Pour les organismes soumis au RGPD, l’article 5 prévoit notamment limitation des finalités, minimisation, exactitude, limitation de la conservation et sécurité. Appliquez ces principes aux originaux comme aux valeurs extraites. Définissez les accès, les copies nécessaires, leur durée de conservation et la gestion des rectifications ou suppressions selon les exigences applicables.

Avant de clore le dossier, vérifiez qu’un autre réviseur pourra répondre à trois questions : qu’avons-nous observé, comment les lacunes importantes ont-elles été résolues et qui était habilité à agir ? Un score rassurant ou trois noms concordants ne complètent pas un dossier qui ne permet pas d’y répondre.