Begin bij de vraag die u wilt beantwoorden

Een klant levert een factuur en een bankafschrift aan. U wilt weten welke zichtbare betalingen bij de factuur horen, hoeveel daarvan is terug te vinden en welke gegevens ontbreken. Dat vraagt om meer dan zoeken naar hetzelfde bedrag: een betaling kan over meerdere facturen gaan, in delen zijn gedaan of later zijn teruggestort.

Bij afletteren in een boekhoudpakket worden betalingen aan openstaande posten gekoppeld. De uitleg van Twinfield laat zien dat ook daar onduidelijke transacties moeten worden uitgezocht. Een documentvergelijking heeft een beperkter doel: de aangeleverde stukken naast elkaar leggen en de bevindingen vastleggen. DeepfakePolicy haalt geen transacties bij uw bank op en wijzigt uw boekhouding niet.

Bepaal daarom vooraf om welke facturen, rekening en afschriftperiode het gaat. Bewaar de oorspronkelijke stukken in uw eigen dossier. Een uitkomst over een aangeleverd afschrift zegt niets over betalingen op een andere rekening of buiten die periode.

Verzamel de gegevens die een koppeling onderbouwen

Gebruik een leesbare factuur en een afschrift met de relevante transacties en voldoende context. Een screenshot met alleen een bedrag laat bijvoorbeeld niet zien wie heeft betaald of ontvangen. Controleer uitgelezen gegevens altijd aan de hand van de bron, vooral bij een onduidelijk cijfer of een afgebroken omschrijving.

  • Factuur: nummer, leverancier, klant, totaalbedrag en valuta. Houd voorloopnullen en leestekens in het factuurnummer intact.
  • Transactie: betalingskenmerk of omschrijving, bedrag, valuta, datum, tegenpartij en afschrijving of bijschrijving.
  • Bankgegevens: vergelijk de rekeninggegevens waar die in beide stukken staan. Laat een afwijkend rekeningnummer eerst beoordelen.
  • Periode: noteer welke rekening en datums het afschrift dekt. Controleer of relevante pagina’s of transactieregels ontbreken.
  • Herleidbaarheid: leg vast uit welk bestand en van welke pagina of tabelrij iedere gebruikte waarde komt.

Voorbeeld: de som klopt, maar één deelbetaling blijft open

Dit is een fictief voorbeeld, geen klantresultaat. Factuur INV-204 van Voorbeeldstudio BV heeft een totaal van EUR 1.200,00. Het afschrift van de klant bevat twee afschrijvingen naar deze leverancier. De tweede omschrijving noemt alleen ‘betaling september’.

  • factuur.pdf, pagina 1: INV-204, Voorbeeldstudio BV, EUR 1.200,00.
  • afschrift.csv, rij 8: EUR 800,00 afgeschreven naar Voorbeeldstudio BV, met referentie INV-204.
  • afschrift.csv, rij 12: EUR 400,00 afgeschreven naar Voorbeeldstudio BV, zonder factuurreferentie.

Reken alleen met betalingen die bij de factuur horen

Als de gegevens leesbaar en eenduidig zijn, onderbouwt rij 8 een deelbetaling van EUR 800,00. Er blijft EUR 400,00 over ten opzichte van de gekoppelde betalingen. Rij 12 kan relevant zijn, maar dezelfde tegenpartij en een passend bedrag zijn nog geen expliciete verwijzing naar INV-204. Die transactie blijft apart staan voor beoordeling.

De juiste vervolgvraag is dus: waaruit blijkt bij welke factuur de tweede betaling hoort? Vraag om een betaalbevestiging of nadere specificatie waarop de factuurreferentie, partijen, valuta en het bedrag zichtbaar zijn. Controleer ook of dezelfde leverancier nog andere facturen heeft uitstaan. Vermijd dat één betaling aan twee facturen wordt toegerekend.

Het resterende bedrag in deze vergelijking is geen bewijs van een openstaande schuld. Het beschrijft het verschil tussen de factuur en de betalingen die uit de aangeleverde stukken konden worden gekoppeld. Of en hoe uw administratie moet worden bijgewerkt, beoordeelt u met de verantwoordelijke medewerker.

Let ook op verzamelbetalingen en terugbetalingen

Een verzamelbetaling vraagt om een andere controle dan een deelbetaling. In DeepfakePolicy wordt één betaling over meerdere facturen verdeeld wanneer de expliciete factuurverwijzingen, partijen, valuta en het totale bedrag eenduidig overeenkomen. Het systeem maakt geen willekeurige verdeling om een verschil sluitend te krijgen.

Ook een terugbetaling verandert de berekening. Een gekoppelde transactie in de omgekeerde richting verlaagt het nettobedrag. Houd bankkosten, verschillende valuta en onduidelijke omschrijvingen apart; trek ze niet stilzwijgend van het factuurbedrag af. Bij onzekere koppelingen wordt geen bevestigd betaald saldo gegeven.

Controleer ten slotte overlappende afschriften. Twee bestanden kunnen dezelfde transactie bevatten. Omgekeerd kunnen twee betalingen met hetzelfde bedrag echt verschillende transacties zijn. Bekijk de beschikbare transactiereferenties, datums en bronregels voordat u een regel als duplicaat behandelt.

Start met één dossier in de bedrijfswerkruimte

Kies in DeepfakePolicy het sjabloon ‘Facturen en bankafschriften’. Maak zo nodig een bedrijfswerkruimte aan en activeer de bedrijfsfacturatie voordat u echte stukken laat verwerken. Een verkoopgesprek is niet nodig. Geef bij de bestanden aan welke stukken facturen zijn en welke bankafschriften, en beschrijf welke periode en betalingen u wilt vergelijken.

Per vergelijking kunt u maximaal zes bestanden toevoegen: JPEG, PNG, WebP, PDF, CSV of XLSX. De grenzen zijn 5 MiB per bestand, 10 MiB in totaal en maximaal vijftig PDF-pagina’s. Tabellen hebben daarnaast een limiet van 500 rijen, 100 kolommen en twaalf werkbladen per bestand. Exporteer spreadsheetformules als waarden.

De technische controle vóór de start is gratis. Die controle bevestigt niet dat alle factuurnummers of bedragen leesbaar zijn. Bekijk de waarschuwingen en de getoonde prijs voordat u de betaalde vergelijking start. Ook een afgeronde vergelijking met onvoldoende bewijs wordt gefactureerd; een verwerkingsfout niet.

Lees het rapport samen met de aangehaalde bronnen

Begin bij de gebruikte waarden en bronverwijzingen. Is het factuurnummer correct gelezen? Hoort het bedrag bij dezelfde transactieregel? Is de genoemde tegenpartij de betaler of juist de ontvanger? Een nette berekening helpt pas wanneer de invoer klopt.

‘Geen toewijsbare betaling gevonden’ betekent dat de vergelijking geen passende betaling in het verstrekte materiaal heeft gevonden. Controleer dan de afschriftperiode, ontbrekende pagina’s, onleesbare regels en eventuele andere rekeningen. Het rapport stelt daarmee niet vast dat er nergens is betaald.

Een vergelijking controleert de samenhang van de aangeleverde gegevens. Ze bevestigt geen identiteit, handtekening of echtheid van een bankafschrift. Als u ook een foto op AI-signalen wilt onderzoeken, is dat een afzonderlijke controle met een eigen resultaat en prijs.

Bewaar de bevindingen en sluit aan op uw eigen proces

Download het resultaat als JSON, tekst of PDF voor uw dossier. De PDF kan de opgeslagen bedrijfsnaam, het logo en de accentkleur gebruiken. Die opmaak verandert de bevindingen niet. Een ondertekend rapportpakket helpt de integriteit van het rapport te controleren; het maakt de ingediende factuur of het afschrift niet authentiek.

Vergelijkingsrapporten blijven tot zeven dagen na indiening beschikbaar. Bronbestanden worden na de verwerking verwijderd. Sla daarom tijdig de benodigde rapporten op in uw eigen systeem. Opnieuw exporteren gebruikt het opgeslagen resultaat en start geen nieuwe betaalde analyse.

Voor terugkerende inzendingen kan uw toepassing via POST /v1/comparisons een vergelijking aanvragen en het resultaat ophalen. Hiervoor zijn een live bedrijfs-API-sleutel en actieve facturatie nodig. De bestaande API-sandbox levert vaste voorbeelden voor mediadetectie en beoordeelt geen facturen of bankafschriften. Gebruik voor meerdere afzonderlijke dossiers de dossierbatch: een ZIP met één map per dossier houdt de bronnen en resultaten gescheiden.

FAQ

Veelgestelde vragen

Kan de vergelijking zien of een factuur volledig is betaald?

Ze kan berekenen of de eenduidig gekoppelde betalingen uit de aangeleverde stukken het factuurtotaal dekken. Dat is een uitkomst binnen die bronnen en periode. Ontbrekende betalingen, onleesbare regels of een andere rekening kunnen het beeld veranderen.

Wat gebeurt er als een betalingskenmerk ontbreekt?

Een passend bedrag is op zichzelf onvoldoende voor een zekere koppeling. De transactie blijft ter beoordeling staan. Controleer de oorspronkelijke betaling en vraag zo nodig een specificatie met de factuurreferentie op.

Boekt DeepfakePolicy betalingen in mijn boekhoudpakket?

Nee. U krijgt een vergelijking met bronverwijzingen en een exporteerbaar rapport. De dienst maakt geen boekingen, voert geen betalingen uit en haalt geen transacties bij uw bank op. Verwerking in uw administratie blijft onderdeel van uw eigen proces.

Kan ik nieuwe stukken aan een eerdere vergelijking toevoegen?

U kunt binnen hetzelfde bedrijfsdossier een vervolgcontrole starten zolang het eerdere rapport beschikbaar is. Upload alle benodigde bestanden opnieuw. Facturen en bankafschriften worden opnieuw gelezen; het bestaande rapport blijft behouden en de nieuwe analyse wordt afzonderlijk gefactureerd.

Controleer de aangehaalde gegevens voordat u een betaling aan een factuur toewijst.

Vergelijk de stukken van één dossier.

Facturen vergelijken
Bronnen en productdocumentatie

Bronnen en productdocumentatie

De externe bron licht het begrip afletteren toe. De productpagina en API-specificatie beschrijven de mogelijkheden en grenzen van de vergelijking.